Estudios de Caso
Singular Cowork
Las tareas administrativas estaban atascando a Singular Cowork, hasta que empezaron a usar Cobot. Ahora se integran con las principales herramientas de pago, contabilidad y automatización.
De community manager a propietario
Arnau era miembro de Singular Cowork en Barcelona, España. Cuando el manager anterior del espacio decidió dejar el negocio, le ofreció una excelente oportunidad para hacerse cargo y dirigir el coworking.
Ocho años después, tras muchos desafíos como la renovación del espacio, el cambio de marca y la pandemia, su comunidad se volvió mucho más internacional. Fue entonces cuando el espacio adoptó Cobot para agilizar sus operaciones y dejar más tiempo para el desarrollo de la comunidad.
Desafío
Arnau enfrentó varios retos. Un problema clave era que quería reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas. Arnau necesitaba dedicar menos tiempo a la facturación y al cobro de miembros, recibir pagos más rápido, aumentar los ingresos por reservas y centralizar sus operaciones para aumentar su organización y eficiencia.
"Cambiamos a Cobot por varias razones, pero dos de ellas se destacan. Cobot parece simple, pero eso facilita la complejidad y el poder del sistema, y te permite interactuar con las partes que realmente necesitas. Animo mucho a los gerentes a explorar la sección de complementos para descubrir funcionalidades extra que les pueden venir muy bien.
La segunda razón por la que elegimos Cobot es por la tranquilidad financiera. Cobot nos cobra por miembro activo. Esto significa que podemos saber de una manera muy fácil cuánto nos van a cobrar sin sorpresas, ya que no nos cobran por pases de un día ni por nadie que no tenga una membresía recurrente."
Solución
El primer paso para resolver estos desafíos fue conectar Cobot a Stripe. Esto redujo el tiempo de administración drásticamente a casi cero, liberando tiempo para dedicarse a otras actividades.
Ahora, el dinero llega a su cuenta aproximadamente 5 días antes en promedio. Además, los pagos atrasados se han reducido en un 50%.
El proceso de facturación, cobro y revisión de las cuentas bancarias tomaba aproximadamente dos días completos de trabajo con el sistema anterior. La inversión en Cobot y Stripe permitió al gerente recuperar un 10% de su tiempo cada mes.
Antes de migrar a Cobot, sus salas de reuniones tenían un uso ilimitado por parte de los miembros, con la expectativa de que los miembros las usaran de manera justa. Con la implementación de Cobot, se ha definido el "uso justo" para proteger a la mayoría de los miembros (los que realmente hacen un uso justo) y prevenir el mal uso, con el beneficio adicional de sentar las bases para ofrecer salas de reuniones en alquiler a los visitantes.
Cobot se ha convertido en el corazón del sistema administrativo del espacio. Todos los documentos importantes se suben o enlazan a Cobot, haciendo que el estrés administrativo sea cosa del pasado.
Consejos
"Implantar un software como Cobot es un viaje en sí mismo. La parte técnica es solo el 30% del esfuerzo. El 70% restante tiene más que ver con la forma de redefinir los procesos para agilizarlos y aprovechar la automatización que ofrece Cobot. Es también clave la comunicación a los miembros del espacio sobre lo que está ocurriendo.”
betahaus
betahaus was built to reshape the way people work in Berlin, offering a space for freelancers, startups, and creators. With Cobot, they can concentrate on their community and support new ventures without the burden of manual tasks.
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Makers of Barcelona - MOB
MOB es el hogar de freelancers y pequeñas startups en el centro de Barcelona. Con Cobot, mantienen la flexibilidad en un entorno dinámico y en constante cambio.
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Fento Coworking
Fento Coworking utiliza el software de gestión de coworking de Cobot para simplificar las operaciones y mejorar la experiencia de sus miembros en Vigo, España.
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Engelnest Coworking
Engelnest utiliza el software de gestión de coworking de Cobot para crear un espacio de trabajo seguro, justo y orientado a la comunidad en Berlín (Alemania).
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volt.works
Un espacio cuidadosamente diseñado para que clientes corporativos y autónomos disfruten de servicios de la máxima calidad y soluciones de hardware y software de vanguardia, en pleno centro de Münster (Alemania).
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zentroom Coworking
zentroom utiliza el conjunto de herramientas de automatización avanzada de Cobot para ayudar a los clientes corporativos fuera de la estación central de tren en Berna, Suiza.
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Indies Workshop
Desde cero, Indies Workshop se creó para las necesidades de los diseñadores independientes de juegos en Seattle. Cobot facilitó concentrarse en la comunidad en lugar de preocuparse por las hojas de cálculo.
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The Farm Soho
The Farm Soho ofrece servicios de alto nivel a precios competitivos en varias ubicaciones de Nueva York.
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juggleHUB
Desde 2016, juggleHUB ha sido un recurso inestimable para los padres y madres trabajadores de Berlín.
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The Ski Locker
Este espacio de coworking para nómadas digitales y amantes de la aventura se encuentra en los Alpes franceses.
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White Forest
Situado en una calle tranquila, a pocos pasos de la playa en la isla de Gran Canaria.
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